Mnogi hotelski menadžeri imaju strah od biznis plana i često kažu da im nije potreban. Pogađate da takvi menadžeri, a i njihovi hoteli nemaju uspjeha na tržištu. Oni rade stihijski, bave se često stvarima koje nisu prioritetne, a stvarne prioritete ne prepoznaju i misle da će se oni riješiti sami od sebe. Taj strah je uvijek prouzrokovan neznanjem.

 

Svaki hotelski menadžer mora praviti biznis plan

Čuju se i komentari menadžmenta da im biznis plan nije tražio vlasnik, pa s toga i nemaju potrebu da ga prave. A istina je da svaki hotelski menadžer, čak i oni koji su na nižoj hijerarhijskoj ljestvici moraju da prave biznis plan svog dijela poslovanja, zbog svojih ličnih potreba. Zašto? Prvi razlog je da sve ono što im je vlasnik predočio kao ciljeve, moraju evidentirati i zapisati, a kada tu pisanu formu predaju vlasniku, može doći samo do dvije stvari. Vlasnik će potvrditi te zadatke ili ih korigovati. Ovo je osnov dobre komunikacije i mislim da se slažete da je od esencijalne važnosti imati dobru komunikaciju u svim pravcima, prije svega sa vlasnikom, koja će kasnije dovesti i do dobre komunikacije sa zaposlenima. U mnogim hotelima sam zaključio da ne postoji dobra komunikacija na relaciji vlasnik-menadžer iz kontakta sa recepcionerima, konobarima i drugim osobljem hotela. Dakle, sve što se na strateškom nivou dovede u potreban nivo i profesionalan odnos, prenijeće se linearno po vertikali na zaposlene. Gostima koji su u direktnom kontaktu sa zaposlenima biće odmah jasno da li je hotel koji su posjetili profesionalan ili ne.

 

Sve počinje od biznis plana

A šta je zapravo biznis plan? Svaki predviđen način rada i poslovanja, koji stavimo na papir je već neki oblik plana. I kada ga radite za svoje interne potrebe, vi sami birate formu i sadržaj istog, što nije slučaj kada se radi biznis plan za dobijanje kredita od banke. U tim slučajevima postoje jasno definisana pravila koja morate poštovati, ali kada ga radite za sopstvene potrebe, prilagođavate ga svojim potrebama.

Bolje spriječiti nego liječiti

Tako sam i ja, radeći u hotelima, pravio svoj lični biznis plan, koji sam, prije početka rada po njegovim uputstvima, dostavljao vlasnicima da ga pogledaju i usvoje. Nekada se desilo da su ga odmah usvojili, a nekada su imali određenih komentara, sugestija ili pitanja, ali je uvijek bio dobra osnova da se uspostavi kvalitetna komunikacija. Karakteristike tih planova su bile da se on sastojao iz dvije cjeline. Prva se odnosila na opis ciljeva, ispitivanje tržišta, mogućnosti hotela i načina na koji mislim da te ciljeve ostvarim. Drugi dio odnosio se na finansijski apsekt poslovanja, u kome se ono što je objašnjeno u planu, predstavlja kroz planirani promet, ali i troškove operacije. Logično, prvi dio je mnogo opširniji, jer se radi o tekstualnom djelu, dok je ovaj drugi segment plana, sadrži mnogobrojne tabele i dijagrame koji treba da pokažu finansijske efekat rada. Iskreno, radeći na svakom od ovih planova,  ja sam aktivno razmišljao o unaprijed svim segmentima rada, baveći se pretpostavkama kako određene segmente operacije da postavim na način da ne dođe do negativnih aspekata i posledica. Dakle, cilj je i da se napravi i osmisli sistem koji će spriječiti neke nepredviđene pojave, jer je, kao što se kaže, bolje spriječiti nego liječiti.

Planiranje – jedna od osnovnih obaveza u radu menadžera

Ako se pitate zašto je ovo potrebno da znate, podsjetiću vas na činjenicu da je planiranje jedna od osnovnih obaveza u radu menadžera. Funkcija menadžera jeste, kao što znate, da planira, organizuje, vodi i kontroliše, pa je samim tim biznis plan otjelotvorenje tog planiranja. Ako ga kvalitetno uradite, biće vam lakše da se organizujete, da vodite i vršite kontrolu. Kada smo kod kontrole, ona između ostalog podrazumjeva i kontrolu samog biznis plana, koji, kao što i pretpostavljate sada, sklon je ispravkama i izmjenama, u zavisnosti od raznih dešavanja i kretanja na tržištu. Planiranjem usmjeravamo hotel i trasiramo pravac djelovanja menadžera i zaposlenih. Odnosno, od vizije ćemo doći do misije, na taj način ćemo kreirati jasne ciljeve, a da bi smo njih mogli da ostvarimo potrebna je strategija, odnosno taktičko operativni planovi, koji opet mogu biti jednokratni, trajni i vremenski. Kroz planiranje ćemo smanjiti neizvjesnost budućeg poslovanja. Trudićemo se da kontrolišemo budućnost i da smanjimo prirodnu težnju ka uništenju. Dakle, ukoliko ne planirate, neminovno je da dođe do problema u poslovanju, odnosno da ne ostvarimo viziju. Zahvaljujući planiranju smanjićemo lutanja i višak nepotrebnih aktivnosti. Također, definisaćemo planske odluke lakše preko standarda rada, koji će nam konačno pomoći i oko kotrole. Postoje nekoliko vrsta načina planiranja i ovdje ćemo se dotaći samo nekih. Koristiti strategijsko planiranje podrazumjeva nekoliko činilaca.

Sistematsko identifikovanje šansi i prijetnji koje leže u budućnosti

U kombinaciji sa snagama i slabostima hotela, imaćemo osnovu za pravljenje boljih odluka za iskorištenje šansi i izbjegavanja prijetnji. Da bismo to postigli, potrebno je utvrditi ciljeve, tačnije usmjeriti poslovanje hotela putem vizije, misije i razvojnih ciljeva. Na osnovu toga definisati politiku i strategiju za njihovo ostvarivanje. Posvećenost strategiskom planiranju znači više od misaonog procesa, više od skupa procesa, procedura, struktura i tehnika. Za postizanje najboljih rezultata menadžeri i osoblje hotela, moraju vjerovati i željeti to da rade u skladu sa mogućnostima. Formalno planiranje ovog tipa, predstavlja tri glavne vrste planova, strategijski plan, srednjoročnih programa i kratkoričnih budžeta i operativnih planova.

Šta treba da sadrži biznis plan?

Često se postavlja pitanje i menadžmenta, pa je s toga neophodno i baviti se pitanjima kao što su kvalifikacije i mentalitet ključnih menadžera, društvena klima unutar hotela, snaga strukture, sistemi i organizaciona struktura i sposobnost opšteg menadžmenta da obavlja menadžerske poslove. Biznis plan treba da sadrži naša istraživanja, marketing, inovacije, rad, ciljeve, strategiju, uspjeh, timski rad, tržište i kompentencije.

Podsjetio bih vas da je biznis plan konekcija sa vizijom i misijom. Meni se dopada definicija koju smo ranije spomenuli:

• Vizija je ono što može biti,
• Misija je ono što želimo da bude,
• Plan strategije je kako to da postignemo.

Po riječima dr. Blagoja Paunovića, redovnog profesora na Ekonomskom fakultetu Univerziteta u Beogradu, šira upotreba pojma “poslovni plan” (biznis plan) u našoj privrednoj praksi je skorijeg datuma, što ne znači da se poslovni planovi, samo pod drugim nazivom, nisu izrađivali u prethodnom periodu. Svaki dokument o planiranim poslovnim aktivnostima i finansijskim aspektima tih aktivnosti predstavlja poslovni plan. Dakle, jedini uslov da bi se za određeni poslovni dokument moglo reći da je poslovni plan je da su u njemu sadržane buduće poslovne aktivnosti. Logično je da poslovni plan prate finansijski efekti, s obzirom da svaka poslovna aktivnost u manjoj ili većoj meri utiče na finansijske rezultate preduzeća. U tom kontekstu, planirani bilans uspjeha ili  promjena poslovne filozofije predstavlja poslovni plan, iako su u njemu ponuđene informacije koje održavaju nastavak uhodanog toka poslovanja. Isto tako, poslovni plan je i plan smanjenja broja radnika, prodaja dijela imovine preduzeća i slično.

Poslovni plan se često poistovećuje sa investiocionim ulaganjima, mada je potrebno načiniti ga i za daleko manje poslovne aktivnosti. Manje poslovne aktivnosti su plan rada određenog hotelskog odjeljenja, koji treba da se poziva na plan rada sektora, a plan rada sektora na plan hotela. Ukoliko su hoteli u sastavu nekih većih društava, onda se njihovi planovi usaglašavaju sa planovima društva. A kod planova društva ili hotela susrećemo se sa investicionim ulaganjima, pa se planovi koji se odnose na taj segment nazivaju studija opravdanosti (studija izvodljivosti ili fizibiliti studija) i prethodna studija opravdanosti (prethodna studija izvodljivosti, prifizibiliti studija).

I Profesor Paunović takođe kaže da kada se poslovni plan izrađuje za interne potrebe, autor samostalno može birati formu i sadržaj. To ipak nije slučaj kod poslovnih planova namijenjenih eksternim korisnicima, s obzirom da bi takva primjena prouzrokovala veliki broj nepreglednih i neuporedivih podataka. Potreba za standardizacijom poslovnih planova najviše se pokazuje kod planova koji se dostavljaju uz kreditne zahtjeve. Ova potreba proističe iz detaljnosti poslovnih planova, kao i broja poslovnih planova koji se dostavljaju kreditnim institucijama. Pored postojanja metodologije, u našoj privrednoj praksi sreću se niz dilema vezanih za poslovne planove, počevši od njihove uloge i značaja, forme i sadržine, pa sve do praktičnih pitanja njihove izrade. Dakle, najčešće se pod poslovnim planom razumije dokument u kome je preciziran način realizacije definisanih ciljeva.

Poslovni plan

Poslovni plan nastaje kao rezultat procesa evaulacije poslovne ideje ili vizije, kojim se pruža odgovor na tri suštinska pitanja:

1.         Gdje je preduzeće sada?

2.         Gdje ide?

3.         Kako tamo da stigne?

Drugim riječima, poslovnim planom ilustruje se tekući status, očekivane potrebe i projektovanje rezultata novog ili preduzeća u razvoju. S obzirom da plan ima dvije osnovne namjene, da pomogne preduzeću u obezbjeđenju neophodnog kapitala i da olakša upravljanje rastom i razvojem preduzeća, hotelski menadžeri će se najčešće susretati sa ovom drugom situacijom i zbog toga će njihov poslovni plan imati upravo tu namjenu. U toj ulozi poslovni plan treba da omogući menadžmentu hotela jasno sagledavanje kosekvenci različitih strategija i taktika, kao i sagledavanje potreba sa ljudskim i materijalnim resursima radi otpočinjanja novog i razvoja postojećeg poslovnog poduhvata. Dakle, neposredni značaj poslovnog plana za menadžera i njegov tim je u tome što im olakšava vođenje hotela i organizovanje planiranih aktivnosti. Kao dobro struktuiran i sistematičan proces, izrada poslovnog plana omogućava menadžeru samoprocenjivanje poslovne ideje. Sastavljajući poslovni plan, menadžer koji na početku ima samo osjećaj da je neka ideja potencijalno dobra i isplativa, postaje svjestan svih aspekata izvodljivosti te ideje. Zato je potrebno često, bar jednom mjesečno, kontrolisati njegovu realizaciju. Danas, uz pomoć modernih IT tehnologija, moguće je pratiti plan realizacije u hotelima na dnevnoj osnovi. Kontrola je najčešće usmjerena na elemente bilansa uspeha, novčanog toka, nivoa zaliha, obima i kvaliteta usluge, kao i na elemente koji su prethodnog mjeseca odstupili od poslovnog plana.